Aumento de performance na prestação de contas documental das comissões hospitalares

Leonardo Henrique Danzieri
Analista de Qualidade no Hecad
As comissões hospitalares são ferramentas fundamentais para a gestão, auxílio e apoio nas tomadas de decisões, principalmente em unidades de saúde do nível terciário que oferecem cuidados mais complexos e especializados. Compostas por uma equipe multidisciplinar, de diversas áreas, com o objetivo de discutir, analisar, propor e/ou implementar ações de melhorias. São estruturadas para cumprir requisitos legais, contrato de gestão, por propostas administrativas ou da necessidade levantada pela Qualidade e/ou de lideranças da unidade.
Esses órgãos são consultivos, deliberativos e subordinados à Diretoria-Geral da unidade hospitalar, porém seu gerenciamento e monitoramento são realizados pelo Serviço de Qualidade. Portanto mensalmente as 24 comissões vigentes necessitam encaminhar os seguintes documentos: Ata de reunião (conforme cronograma anual); Lista de presença; Relatório Mensal; Ato administrativo atualizado; Regimento Interno atualizado; Cronograma anual de reuniões (início do ano).
Com base na análise documental, o Serviço de Qualidade é responsável por encaminhá-los à Secretaria de Estado da Saúde de Goiás (SES-GO), por meio de questionários padronizados e definidos no Sistema Integrado de Gestão das Unidades de Saúde (SIGUS) totalizando uma média de 18 questionários por mês.
No ano de 2023, o Hospital Estadual da Criança e do Adolescente -- Hecadunidade da SES-GO, administrado pela Agir – Associação de Gestão, Inovação e Resultados em Saúde, possuía 24 comissões hospitalares vigentes, sendo que 20 comissões eram obrigatórias conforme o contrato de gestão definido com a Secretaria de Estado da Saúde (SES) e com a participação de 204 colaboradores (celetistas, terceiros e estatutários).
No período de janeiro a março de 2023, a unidade hospitalar evidenciou a necessidade de melhoria na aprovação documental, bem como melhor acompanhamento da execução das reuniões ordinárias das comissões, segundo o cronograma anual previsto. Em virtude do cenário apresentado, e com a proposta de desenvolver melhoria na gestão por processo por meio do Programa de Desenvolvimento de Líderes da Agir (PDL), foi possível viabilizar o planejamento de ações para a melhoria da gestão das comissões hospitalares no HECAD, utilizando a Metodologia de Análise e Solução de Problemas (MASP), conforme as etapas apresentadas logo abaixo:
· Identificar os processos por meio do desmembramento da cadeia de valor da Agir, possibilitando uma visualização dos processos e subprocessos da Qualidade.
· Analisar os processos que necessitavam de refinamento e aplicar a matriz de priorização para definição do processo que será realizado a melhoria.
· Realizar a análise de causa do processo definido, utilizando a ferramenta de Ishikawa adaptada para a área da saúde.
· Definir métricas históricas de monitoramento, com o intuito de observar as fragilidades e desenvolver planos de ações conforme os resultados obtidos.
· Aplicar um brainstorming, como estratégia para definir ações e introduzir a ferramenta 5w2h (What, Who, Why Where, When, How e How much).
· Padronizar o fluxo da gestão das comissões, estruturando um fluxograma as is e to be.
Considerando a metodologia aplicada e a utilização da ferramenta de Ishikawa, identificamos a necessidade de conduzir uma reunião de alinhamento da importância das comissões e as mudanças que seriam realizadas, apresentando um cronograma de ações que envolveria a mudança de comportamento de todos os membros das comissões.
Também foi implantado o Programa Abrace com objetivo de promover a disseminação das comissões hospitalares e ampliar as interações das comissões com a alta gestão. Esse programa acontece bimestralmente com a presença da alta direção da instituição, visando à exposição das ações, resultados e planejamento futuros.
Com a finalidade de fomentar um engajamento dos membros nas comissões, foi estruturado o Semáforo das Comissões, para a avaliação do desempenho e sua efetividade, por meio de critérios de monitoramento que visam fortalecer a qualidade dos processos da unidade hospitalar. Bimestralmente esse projeto realiza o reconhecimento das três comissões que obtiveram os melhores resultados referente às entregas documentais e a promoção de ações/treinamentos na unidade.
No intuito de fortalecer o desenvolvimento humano para o progresso institucional, centralizamos esforços em oficinas de capacitação dos colaboradores referente ao sistema de gestão de resultados e documentos (Interact) e criação do manual digital de análise crítica, com o intuito da melhoria da qualidade das análises de dados e entregas de relatórios.
Dessa forma, o conjunto das ações realizadas proporcionou resultados positivos na performance das comissões hospitalares da unidade alcançando um aumento na performance de prestação de contas documental. Esses esforços contribuíram para ganhos institucionais como a Nota do Relatório de Execução elaborado pela COMFIC (Coordenação de Monitoramento e Fiscalização dos Contratos de Gestão), otimização e modernização dos processos institucionais e a transparência na prestação de contas, evidenciando o excelente serviço realizado na instituição.
Os resultados demonstraram a importância de empoderar a cada dia mais as comissões a legitimarem o seu papel propositivo de ações preventivas e corretivas. E esse estreitamento de vínculo só foi possível por meio do engajamento humano que é um laço entre o profissional e a corporação cumprindo seu propósito de cuidar de vidas.
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