Redução de 78% no tempo entre a cirurgia e a entrada da nota fiscal e de 7 dias para on time no tempo de controle do consumo de material
Priscila Martins Pereira
Gerente Corporativa Assistencial na Agir
O Centro Estadual de Reabilitação e Readaptação Dr. Henrique Santillo - Crer, uma unidade da Secretaria de Estado da Saúde - SES de Goiás, com atendimento pelo Sistema Único de Saúde - SUS, e gerido pela Associação de Gestão, Inovação de Resultados em Saúde - Agir, é um hospital de alta complexidade voltado ao atendimento das pessoas com deficiência física, auditiva, intelectual e visual, sendo que 45% das cirurgias realizadas na unidade demandam o uso de OPME - Órteses, Próteses e Materiais Especiais.
Em razão desse perfil, o Crer conta com um arcabouço robusto de OPME. Atualmente, são 22 contratos firmados com 15 fornecedores, englobando aproximadamente 218 produtos. Em termos financeiros, esses dados representam um custo médio mensal de R$ 1.187.155,83 (KPIH, 2023).
Tamanha especificidade e complexidade exigem um cuidado e nível de controle que se tornam desafiadores em realidades em que os processos manuais ainda são parte da rotina. Por esse motivo, a tecnologia vem ganhando espaço e mudando a forma de gestão de grandes instituições, como é o caso da Agir.
Esse grande desafio envolvido no processo de controle de OPME, somado à participação no Programa de Desenvolvimento de Líderes da Agir, encorajou a busca pela automação do processo de gestão de OPME.
Para tanto, utilizamos como método o BPM (Business Process Management), seguindo alguns passos:
Identificação dos processos existentes no serviço de Enfermagem;
Desenho do mapa de processos, que permite visualizar e escolher onde atuar;
Análise do indicador, definindo qual o resultado desejado após as mudanças;
Realização do diagrama do processo escolhido, descrevendo todas as documentações existentes, a origem das entradas, as entradas, as saídas e o destino das saídas, os setores envolvidos e quais os recursos necessários para a realização das tarefas;
Planejamento das atividades para implantação das melhorias, descrevendo atividades, responsável pela execução e o recurso utilizado;
Desenho do fluxograma do processo atual;
Análise da causa raiz das possíveis falhas, com o diagrama de Ishikawa;
Reuniões com a equipe para um brainstorming, com o objetivo de coletar soluções para o cenário atual.
Durante essa jornada, foram identificados pontos de melhoria, como: erros e perdas de registros (100% manual e com várias etapas); suspensão de cirurgia por falta de material; majoração de contrato; estimativa não real dos contratos; fragilidade na análise de custo por competência; lapso temporal no controle de consumo e dados não qualificados para tomada de decisão.
Considerando o cenário apresentado, ficou claro que o processo de controle de OPME demandava uma intervenção prioritária para promover transparência e eficiência no processo de gerenciamento de OPME, substituindo o processo manual por um processo automatizado.
Com planejamento e uso eficaz de ferramentas, foi possível obter resultados como redesenho e padronização do fluxo de OPME; higienização de cadastro de OPME, com redução de 43% (de 383 para 218 cadastros); inserção de 100% dos contratos na plataforma de compras; redução de 67% (de 45 para 15 dias) no tempo médio entre a cirurgia e a entrada da nota fiscal, proporcionando maior desempenho na gestão de controle de OPME.
Somado a isso, após concluído o processo de automação de gestão de OPME, a Agir terá um módulo específico para gerenciamento de OPME via sistema de compras; controle de OPME por simples remessa; controle em tempo real do consumo; redução do tempo de faturamento; gestão de custos na competência; processo totalmente nato-digital (redução de, aproximadamente, 1.400 impressões por mês); dados qualificados para tomada de decisão; e uma nova redução do tempo médio entre a cirurgia e a entrada da nota fiscal, totalizando uma redução de 78% (de 45 para 10 dias).
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