A automação da coleta de Registro de Ponto Eletrônico em serviços de saúde

Redução de 100% de intervenções manuais na coleta de registros de ponto eletrônico

Vinícius Alves Rodrigues

Gerente de Recursos Humanos no Hugol

Na esteira da transformação digital que permeia todos os setores da sociedade contemporânea, a gestão de recursos humanos encontra-se diante de uma revolução significativa: a implantação de processos automatizados é uma crescente em todas as áreas institucionais e no processo de coleta de registros de ponto eletrônico não poderia ser diferente. Esse avanço tecnológico apresenta-se como uma ferramenta essencial para a modernização e eficiência das práticas laborais.

No universo da saúde, em que a precisão e eficiência são vitais, a gestão de recursos humanos desempenha um papel fundamental na garantia da qualidade do atendimento prestado. Nesse contexto, a implantação do processo automatizado de coleta de registro de ponto eletrônico no Hospital Estadual de Urgências de Goiânia Governado Otávio Lage de Siqueira - Hugol, unidade da Secretaria Estadual de Saúde de Goiás, administrada pela Agir – Associação de Gestão, Inovação e Resultados em Saúde, emerge como um passo significativo rumo à modernização e aprimoramento das práticas laborais.

A introdução de um sistema automatizado de coleta de registro de ponto eletrônico no Hugol representa uma mudança cultural na gestão de recursos humanos dentro do contexto hospitalar. Ao substituir métodos tradicionais (manuais) por tecnologias digitais (automatizadas), a instituição promove maior transparência e precisão na gestão do tempo de trabalho dos seus colaboradores. Isso se traduz em ganhos tangíveis, como a redução de erros de registro e cálculo de horas trabalhadas.

Esse tema é parte do projeto que teve origem na necessidade premente do setor de formalização de pessoal em otimizar o cálculo da folha de pagamento da unidade. A coleta manual de dados do registro de ponto eletrônico poderia ocasionar em falhas no sistema de gestão de folha, como travamentos e quedas, comprometendo a eficiência do processo.

Diante dessa problemática, foi realizado um estudo aprofundado do software de folha de pagamento RM Labore, além de um benchmarking com outras empresas que o utilizavam. Essa análise revelou a viabilidade da automação da rotina de coleta de dados, em horários estratégicos para minimizar o impacto no sistema de gestão de folha de pagamento e aliviar a sobrecarga do setor de formalização de pessoal.

Após essa etapa, foram realizadas reuniões com o setor de tecnologia da informação da unidade para apresentar o projeto e discutir a viabilidade da implantação da automação sem a necessidade de aquisição de novos softwares. As diretrizes para essa iniciativa foram baseadas nos resultados do benchmarking e nos materiais de estudo consultados.

Com a realização de testes rigorosos, a automação da coleta de registro de pontos foi bem-sucedida. A implantação gradual do processo automatizado para validação dos dados contou com a fundamental parceria entre os setores de formalização de pessoal e tecnologia da informação. Essa iniciativa, embora simples, gerou um impacto positivo significativo nas rotinas de trabalho, otimizando o tempo e a produtividade das equipes.

A implementação da coleta automatizada de registro de ponto eletrônico no HUGOL proporcionou diversos benefícios à instituição, dentre os quais se destacam:

Melhoria da eficiência operacional: A automação da coleta de dados reduziu drasticamente o tempo gasto em tarefas manuais administrativas, liberando os colaboradores para se concentrarem em atividades estratégicas e de maior valor agregado.

Visão em tempo real da frequência e jornada de trabalho: O sistema eletrônico proporciona uma visão precisa e instantânea da frequência e jornada de trabalho dos funcionários, facilitando a identificação de padrões e a tomada de decisões assertivas na alocação de recursos humanos.

Modernização da gestão de recursos humanos: A adoção da tecnologia representa um avanço significativo na modernização e na eficiência da gestão de recursos humanos do hospital.

A implantação do processo automatizado de coleta de registro de ponto eletrônico demonstra o compromisso da instituição com a modernização e a otimização de seus processos internos. Ao combinar tecnologia avançada com melhores práticas de gestão, o Hugol está promovendo um ambiente de trabalho mais eficiente e colaborativo para todos os profissionais envolvidos.